Generación de Alquileres

Para cada contrato de arrendamiento, los alquileres y los avisos de vencimiento se generan automáticamente el primer día del mes de forma predeterminada, a menos que se indique lo contrario. Tienes la posibilidad de definir la fecha en la que deseas generar el aviso y el alquiler, agregando un período de días antes de la fecha de quita.

Fecha de quita

La fecha de quita (predeterminada el 1) establece el período de arrendamiento, y esta configuración se realiza en la ficha de la ubicación. Por ejemplo, si eliges el 1 del mes, el período en el recibo de alquiler será desde el 1 hasta el último día del mes en curso. Si eliges el 15 del mes, el período será del 15 al 14 del mes siguiente.

Fecha de generación del alquiler

La fecha de generación del alquiler determina cuándo aparecerá la línea correspondiente en la sección de Finanzas. Por ejemplo, si eliges «D-6», el alquiler se generará 6 días antes de la fecha de quita. Esta configuración también se realiza en la ficha de la ubicación.

Fecha de pago

La fecha de pago en la ficha de la ubicación indica la fecha en que el inquilino debe realizar el pago del alquiler (predeterminada el 1 del mes). Esta fecha se utiliza para determinar si un alquiler está atrasado. El sistema marcará un alquiler como «Atrasado» 7 días después de la fecha de pago. Por ejemplo, si la fecha de pago del alquiler es el 6, se marcará como «Atrasado» después del 13.

Título del documento: Aviso, Recibo, Recibo de Alquiler

Una vez que el alquiler se marca como «Pagado», el documento se convierte en un «Recibo de Alquiler».

En caso de pago parcial, el documento será un «Recibo de Pago». Este documento puede convertirse en una «Quittance» si el propietario registra un pago que cubre el monto total del alquiler o si el saldo del inquilino es nulo o positivo.

Cada alquiler puede asociarse a uno de los siguientes estados:

• Pagado: El inquilino ha pagado completamente el alquiler.
• En espera: El inquilino aún no ha pagado el alquiler, pero la fecha de vencimiento aún no ha pasado.
• Atrasado: El inquilino no ha pagado el alquiler y la fecha de vencimiento ha pasado.
• Parcial: Solo se ha pagado una parte del alquiler.
• Impago: El alquiler no se ha pagado y es poco probable que se pague en el futuro.

Quittance anticipado y atrasado

Los alquileres y los avisos de vencimiento se generan anticipadamente de forma predeterminada, es decir, al comienzo del período. Tú decides cuándo registrar el pago y generar la quittance.

Al crear el arrendamiento, también puedes elegir generar los alquileres de forma atrasada, es decir, al final del período.

También puedes configurar la fecha de generación del alquiler al momento de crear la ubicación en D+X, donde X es el número de días. Por ejemplo, para una fecha de quita el 1, que genera un alquiler del 1 al 31, el parámetro ‘D+20’ desencadenará la generación 20 días después del inicio del período, es decir, alrededor del 21.

Factura o recibo y numeración

Al crear la ubicación, en la pestaña «Quittance», puedes elegir entre la etiqueta «Quittance» o «Factura» para el recibo de pago.

Puedes activar una numeración para las facturas. Esta numeración puede ser:

• Distinta, única para cada contrato de alquiler.
• Global para el propietario.

También puedes definir un prefijo (por ejemplo, «FA23-«) y se agregará un contador automático después de este prefijo.

Si modificas el prefijo en la ubicación, el contador se reiniciará y comenzará desde 1. Esta función es útil cuando cambias el prefijo cada año, por ejemplo, «FA2023-«, «FA2024-«.

Primer recibo para un alquiler parcial, prorrateado

Si tu contrato de arrendamiento comienza en una fecha que no es el 1 del mes, puedes configurar un primer alquiler parcial, que no cubre un mes completo.

Tienes varias opciones:

• Puedes especificarlo al crear la ubicación completando los campos correspondientes. El alquiler parcial se creará al crear el contrato de alquiler.
• Si un alquiler ya se ha generado en la sección de «Finanzas», puedes modificarlo ajustando las fechas y los montos.
• Otra opción es agregar manualmente un ingreso de tipo «Alquiler» en la sección de «Finanzas».

La fórmula para calcular un alquiler parcial es: Alquiler mensual / Número de días en el mes x Número de días de ocupación.

Dirección alternativa en la quittance

El inquilino toma la dirección de la propiedad arrendada por defecto, pero puede suceder que la dirección en la quittance no coincida con la de la propiedad arrendada.

Para indicar una dirección alternativa, sigue estos pasos: ve a la sección «Ubicaciones», edita la ubicación en cuestión, ve a la pestaña «Quittances» y selecciona «Dirección de quittancement». Marca la casilla y ingresa la dirección de correspondencia del inquilino en el campo correspondiente.

Agregar un monto adicional a un alquiler

Puedes agregar montos adicionales a un alquiler. Estas líneas pueden ser de dos tipos: «Alquiler» o «Cargos», como limpieza, estacionamiento, impuestos y otros pagos excepcionales.

Para hacerlo, simplemente proporciona la información en la sección «Otros cargos». Puedes agregarlos a un alquiler que ya se ha generado en la sección «Finanzas» o al crear una ubicación. Si los agregas a una ubicación, estos pagos aparecerán en el contrato de alquiler y en todas las quittances y avisos de vencimiento asociados.

Registrar un pago

Una vez que el alquiler se ha generado en la sección «Finanzas», tienes la opción de registrar uno o varios pagos, ya sean del inquilino, de subsidios o asignaciones recibidas directamente. Para hacerlo, utiliza la opción «Registrar un pago» disponible en el menú de acciones a la derecha.

Para cada pago registrado, puedes ingresar la siguiente información:

• El monto,
• El pagador,
• El método de pago,
• La fecha de recepción.

Envío de la Quittance y el Aviso de vencimiento

Inquilinos invitados y conectados a Rentila

Los inquilinos invitados con acceso a Rentila reciben automáticamente una notificación por correo electrónico (esta opción se puede activar o desactivar en la ficha de la ubicación) tan pronto como se genere su alquiler en la sección «Finanzas». El correo electrónico contiene un enlace directo para descargar el documento, el aviso de vencimiento o la quittance.

Una vez que el pago se marca como «Pagado» en la sección «Finanzas», puedes enviar manualmente la Quittance utilizando la acción «Enviar la Quittance» a la derecha. El sistema enviará el correo electrónico de notificación con el enlace de descarga directa del documento.

Inquilinos no conectados o sin dirección de correo electrónico

Para los inquilinos que no tienen una dirección de correo electrónico o que no desean aceptar la invitación, puedes:

• Descargar el documento (aviso de vencimiento o quittance) en formato PDF y enviarlo por correo electrónico a través de tu servicio de correo electrónico.
• Descargar el documento (aviso de vencimiento o quittance) en formato PDF y enviarlo por correo postal.

Personalización de la quittance y el aviso de vencimiento

Puedes personalizar el logotipo y agregar una firma desde la sección «Mi cuenta» en «Mi perfil». Si tienes varios propietarios en la sección «Multipropietarios», puedes personalizar el logotipo y la firma en la ficha de cada perfil.